Database en administratie

Voor een bedrijfsadministratie moeten veel gegevens worden vastgelegd. Voor veel bedrijven zijn standaardprogramma’s bruikbaar. Voor gegevens die daar niet in passen kan gebruik gemaakt worden van aanwezige Office toepassingen zoals Word en Excel. Word en Excel worden in de praktijk vaak misbruikt voor het vastleggen van gegevens. Excel is eenvoudig te leren en heeft de mogelijkheid om met de gegevens ook berekeningen uit te voeren. Wanneer elke vastlegging in een apart bestand komt ontstaat een grote hoeveelheid niet gerelateerde bestanden. Overzichten en rapportages van deze bestanden zijn vaak moeilijk te maken en het gebruik wordt door allerlei extra koppelingen steeds complexer.

Fouten kunnen in Excel o.a. ontstaan door een verkeerde bewerking, bijvoorbeeld sorteren, waardoor alle gegevens door elkaar komen. Gemeenschappelijk en gelijktijdig gebruik van Excel of Word documenten is meestal niet mogelijk. De vrijheid die deze programma’s geven is een nadeel als de gegevens steeds weer in een andere structuur worden ingevoerd. Een betere oplossing is een aangepaste database dat is toegesneden op de behoefte van een bedrijf dat eventueel naast een ander programma kan worden toegepast.

Administratieprogramma’s en databases

Wanneer regelmatig gegevens in een bepaalde structuur moeten worden vastgelegd is een administratieprogramma een efficiënte oplossing. Voorbeelden zijn het vastleggen van:

• Ziektemeldingen
• Verlof
• Overwerk
• Binnenkomende en uitgaande post
• Productiegegevens
• Milieuboekhouding
• ISO
• Inventaris
• Werknemersgegevens
• Enz.

De kern van een administratie programma is vrijwel altijd een database. Een database is speciaal ontworpen om gegevens vast te leggen en op te zoeken. De hoeveelheid gegevens die in een database kan worden opgeslagen is bijna onbegrensd. Een database ontwikkelprogramma heeft talloze hulpmiddelen voor het ontwerpen van alle onderdelen van een informatiesysteem: invoerschermen, formulieren, rapporten en tabellen. Nadat eerst de structuur van de in te voeren gegevens is bepaald wordt deze structuur zo efficiënt mogelijk in de database ingebouwd waarbij herhaling van invoer van gegevens wordt vermeden. Daarna kan de database via gebruiksvriendelijke formulieren worden benaderd voor het invullen en inzien van gegevens.

Rapportages, berekeningen en acties 

De sterkte van een database komt vooral naar voren als de gegevens regelmatig in rapportages moeten worden verwerkt. Met een druk op de knop kunnen diverse overzichten worden opgevraagd. Wanneer bijvoorbeeld orders zijn ingevoerd kunnen deze worden getoond en geprint op basis van selectiecriteria en in een bepaalde sortering. In een database kunnen ook allerlei berekeningen met gegevens worden uitgevoerd. Voorbeelden zijn overwerkuren die afhankelijk van weekdag en tijd tegen een bepaald tarief moeten worden uitgekeerd. Eenmalig invoeren van de berekeniingsregel zorgt ervoor dat alle rapportages met het juiste tarief worden berekend. Evenzo kan het programma de gebruiker attenderen als een bepaalde actie van bijvoorbeeld een ziektemelding niet is uitgevoerd. Iets wat u tegenwoordig veel kosten kan besparen! Uiteraard kunnen allerlei rapportages u ook een verbeterd inzicht van uw bedrijf geven. Voorbeelden zijn jaaroverzichten van ziekteverzuim en verlof.